Er is een verscheidenheid aan documentatie te vinden, die beschrijft en/of visualiseert hoe een participatieproces vormgegeven dient te worden. Het merendeel van deze documentatie sluit echter niet geheel aan op de input verkregen tijdens het onderzoek voor het artikel. Vaak is documentatie incompleet of versnipperd, wat kan leiden tot valkuilen of knelpunten. Dit stappenplan probeert drie elementen te optimaliseren:

• Een meer optimale vorm van de benodigde stappen en afwegingen binnen participatie;
• De dynamiek tussen participatie en communicatie zichtbaar maken;
• Het proces als geheel zichtbaar maken, om te benadrukken dat participatie een vak of vaardigheid is.

Specifieke omstandigheden kunnen echter variëren, het stappenplan moet geïnterpreteerd worden als dynamische, richtinggevend middel, waarbij best practices aanleidingen kunnen zijn voor verdere optimalisatie.

Stappenplan

Het stappenplan is een aanzet en tot stand gekomen op basis van eigen inzichten en middelen. Het stappenplan geeft invulling aan een aantal hiaten die naar voren komen in het artikel:

• Participatie begint met een intrinsieke motivatie, in elk geval in een gedragen aanpak en een goed kader/fundament;
• Er is meer aandacht nodig voor doelgroepen, het bereiken van de doelgroepen en het betrekken van de doelgroepen;
• Een participatieproces eindigt niet na de participatie: er volgen nog een aantal cruciale stappen.

Het stappenplan is opgedeeld in vier fasen: aanvang, start, midden en eind. Dit is bewust gedaan om een vertaling te maken naar de praktijk. De fase ‘midden’ is voor iedereen herkenbaar: het uitvoeren van participatie. Voor de fase ‘start’ is steeds meer aandacht: participatie heeft een kader nodig in de uitvoering. De fase ‘aanvang’ is nog onderbelicht en komt uit het artikel als belangrijk aandachtspunt naar voren. De fase ‘eind’ is cruciaal binnen participatie om het vertrouwen te vergroten en participatie duurzamer te maken.

Het stappenplan gaat uit van vijftien stappen, waarvan participatie zelf in principe slechts twee stappen beslaat. De overige stappen omvatten een gedegen voorbereiding en nazorg. De eerste vijf stappen zijn noodzakelijk bij aanvang, maar hoeven niet bij elk project opnieuw te worden uitgevoerd. Deze dienen periodiek te worden herijkt of aangepast te worden wanneer dit noodzakelijk blijkt uit evaluaties.

AANVANG
1. Agenderen
Binnen een gemeente of organisatie dient draagvlak te zijn voor participatie. Dit begint bij een intrinsieke motivatie om participatie als essentieel onderdeel van democratie en organisatiebeleid te zien. De gemeenteraad moet betrokken worden bij het opstellen van een beleidsstuk dat ambities en uitgangspunten omschrijft, inclusief capaciteit, middelen en budget. Het uitgangspunt om het onplanbare planbaar te maken is leidend: participatie als essentieel onderdeel komt altijd terug, hoewel de vorm en inhoud kunnen variëren. Daarom is het belangrijk om in kwaliteit en continuïteit te investeren, in plaats van participatie te zien als een sluitpost. Dit start al bij de basis van participatie: informeren.

Investeren in participatie biedt veel voordelen zoals kortere processen, betere plannen en minder procedures. Maar ook meer begrip, tevredenheid, vertrouwen en aansluiting op en in contact met de maatschappij. Een indirect gevolg is een betere, meer aantrekkelijke werkomgeving, wat van belang is vanwege krapte op de arbeidsmarkt en het korten van organisatiemiddelen.

2. Procesorganisatie
Wanneer participatie als basisonderdeel wordt gezien met een continu proces, is er ruimte om een gedegen procesorganisatie op te tuigen. Dit omvat een vast aanspreekpunt voor het participatieproces. Participatie moet gezien worden als een vak of vaardigheid, niet iets om er zomaar bij te doen. Dit kan intern of extern georganiseerd worden, ook op regionaal niveau. Er moet een mandaat zijn om op het proces te sturen en advies te geven. In complexe projecten kan de projectleidersrol worden ingevuld. Daarnaast dient een communicatieprofessional aangehaakt te zijn die een strategische rol kan vervullen.

De inhoud en uitvoering kan in de organisatie liggen, maar de procesverantwoordelijkheid niet. Bij voorkeur wordt dit onafhankelijk gepositioneerd als een staffunctie, zodat er op basis van consultancy adviserend en faciliterend gewerkt kan worden. Niet alleen intern, maar ook voor ontwikkelaars of andere externe partijen.

3. Doelgroep-analyse
Er is een gedetailleerde analyse van doelgroepen nodig, die rekening houdt met diverse factoren zoals leefstijl, leeftijd en opleiding. Dit kan op gemeenteniveau, maar ook regionaal of provinciaal. Een combinatie van factoren zorgt voor meer specifieke profielen, die als basis gelden voor de communicatie- en participatiestrategie.

De doelgroepen of profielen moeten worden onderverdeeld in een normaalverdeling. Zo kan er gerichter gestuurd worden op representativiteit, waar dit relevant is. Representativiteit uit zich dan met name in vertegenwoordiging van doelgroepen/profielen en minder in kwantiteit.

4.Communicatiestrategie
De doelgroep-analyse zal leiden tot diverse doelgroepen/profielen. Op basis hiervan wordt er een gerichte communicatiestrategie ontwikkeld. Deze strategie moet divers zijn, met meerdere stijlen, boodschappen en middelen om verschillende doelgroepen optimaal te bereiken en aan te spreken.

Continue uitleg over participatie, de Omgevingswet en het belang, nut een noodzaak is essentieel. Herhaling is cruciaal en informatie moet op gewenste momenten eenvoudig terug te halen zijn.

5. Participatiestrategie
Met heldere profielen kan een participatiestrategie worden ontwikkeld. Voor elk profiel worden geschikte methoden geselecteerd. Deze methoden kunnen verschillen per niveau in de Omgevingswet: visie, programma en plan. Een visietraject zorgt voor een andere dynamiek dan wanneer in de buurt een ontwikkeling plaatsvindt. Waar nodig kan zelfs op thema worden gediversifieerd: ontmoetingsplekken spreken eerder tot de verbeelding dan de energietransitie. De strategie wordt verfijnd op basis van ervaringen en best practices. Een participatiemiddelenmatrix helpt om de juiste methoden en vormen te kiezen. In deze stap worden de succescriteria geformuleerd, waar later op geëvalueerd kan worden.

Een gemeente kan een selectie maken van de noodzakelijk en gewenste methoden en vormen. Dit helpt om benodigde randvoorwaarden inzichtelijk te maken, zoals tijd, capaciteit, middelen en budget. Eenduidigheid in de inzet van methoden en vormen is cruciaal, zowel in aanpak, als uitvoering en beoordeling. Dit bevordert direct het evalueren en optimaliseren. Stap 1 tot en met 5 is niet per definitie opeenvolgend, hier is ook zeker sprake van interactie.

START
De startfase kan bezien worden als het participatieplan.

6. Participatiedoel
Formuleer een helder beleids- of projectdoel, waarom participatie nodig is, zoals het plaatsen van een windmolen in een specifieke wijk. Benoem de fasen van proces en welke fase actueel is, bijvoorbeeld de actuele fase van locatiebepaling binnen de wijk. Benoem het (beoogde) resultaat van deze fase, bijvoorbeeld het komen tot randvoorwaarden om de juiste plek in de wijk te zoeken. Formuleer op basis hiervan een concreet participatiedoel inclusief de ruimte die er is voor inbreng, bijvoorbeeld ‘Het vaststellen van randvoorwaarden om te komen tot de juiste plek voor de windmolen in wijk X’. Het managen van verwachtingen start hier.

7. Participatievraag
Formuleer op basis van het participatiedoel een gerichte participatievraag, bijvoorbeeld ‘Wat vindt u het belangrijkste om rekening mee te houden bij het bepalen van de locatie voor de windmolen in onze wijk: geluidsoverlast, afstand tot woningen of visuele impact?’. Deze vraag kan verschillend zijn voor diverse doelgroepen/profielen. Formuleer de vraag op basis van de communicatiestrategie (stijl en boodschap). Welke kaders zijn relevant voor de participatievraag, zoals een bestemmingsplan of milieunormeringen? Een verfijning van verwachtingsmanagement speelt hier een grote rol.

8. Doelgroepselectie
Ga na welke doelgroepen betrokken dienen te worden en waarom zij betrokken moeten worden. Wordt de hele buurt betrokken bij het inrichten van een speeltuin of worden alleen groepen die een speeltuin gebruiken benaderd? Maak de doelgroepen zo specifiek mogelijk, al dan niet op basis van profielen. Geef per doelgroep aan om hoeveel mensen het gaat, aangezien dit van belang is voor de volgende stap.

9. Methode- en vormselectie
Op basis van de doelgroep-analyse en participatiestrategie kan bekeken worden welke methoden ingezet kunnen worden voor het specifieke project op basis van stap 6, 7 en 8. De vorm dient afgestemd te worden, mede ook op de betrokken aantallen. Bij grotere groepen worden andere methoden ingezet dan bij kleine groepen. En in geval van jongeren moet een inhoudsdeskundige wellicht beter geen presentatie geven.

MIDDEN
10. Regie en uitvoering
Regie en uitvoering zijn in lijn met de uitkomsten van stap 2. Idealiter is per project één procesverantwoordelijke en één projectleider (inhoud en uitvoering) aangesteld. Bewaak dat de uitvoering plaatsvindt op basis van de uitkomsten van de vorige stappen. Benoem een contactpersoon/aanspreekpunt en zorg dat vragen adequaat en tijdig een reactie krijgen en beantwoord worden.

11. Terugkoppeling en feedback
Op basis van het specifieke project en doorlooptijd moet er aandacht zijn voor terugkoppeling en feedback als tussentijds informeren. Dit moet weer afgestemd zijn op communicatiestrategie op basis van de profielen. Dit houdt ook in dat er ondersteuning is voor deelnemers, zoals uitleg, begeleiding en het stellen van vragen. Zorg voor feedbackloops en pas het proces aan indien dit noodzakelijk blijkt.

EIND
12. Resultaten
Draag zorg dat resultaten snel en op elk gewenst moment zichtbaar zijn. Zorg voor een gedegen analyse van alle resultaten en verwerk de resultaten op een duidelijke, liefst visuele wijze. Koppel de resultaten open en transparant terug naar deelnemers en belanghebbenden.

13. Vervolg
Informeer deelnemers en belanghebbenden duidelijk en transparant over het vervolg. Ben duidelijk in welk proces doorlopen wordt, wat doorlooptijden zijn en wanneer concrete besluiten verwacht worden. Visualiseer het vervolg met een tijdlijn.

14. Besluitvorming
Informeer deelnemers en belanghebbenden open en transparant over besluitvorming. Belangrijk is welk besluit is genomen, hoe de resultaten van participatie zijn meegenomen en welke afwegingen zijn gemaakt. Het doel is het realiseren van begrip, niet het realiseren van consensus of instemming.

15. Evaluatie
Evalueer het gehele participatieproces om sterke en verbeterpunten te identificeren. Koppel deze intern terug, maar zoek ook samenwerking op regionaal, provinciaal of landelijk niveau. Zo ontstaat een optimaal lerend proces, wat elke stap verder kan verfijnen op optimaliseren.

De verantwoordelijkheden van de gemeente zijn gevisualiseerd binnen het stappenplan:

• Kaderstellend: opstellen van kaders en fundamenten.
• Uitvoerend: uitvoering en begeleiding van het participatieproces (waar nodig).
• Controlerend: controle en evaluatie van de resultaten en het proces.
  
  Deze onderverdeling helpt bij het verduidelijken van de specifieke rol van een gemeente.

Praktische hulpmiddelen

Het hebben van een stappenplan is niet zaligmakend, de daadwerkelijke kracht ligt in de uitvoering. Dit heeft nu nog geen concrete aandacht en uitwerking gekregen. Gezien het belang van co-creatie tussen communicatie en participatie, zal het in de praktijk nodig zijn om hier verder invulling aan te geven.

Voor enkele stappen zijn concrete methoden beschikbaar om de uitvoering te ondersteunen. Het Relevant Gesprek® is een methode met een eigen stappenplan, dat een grote overlap kent met dit stappenplan. Door middel van het ‘Borgingshuis’, de ‘Participatiebox’, de ‘Impactmatrix’ en de ‘4 sleutels van de Participatieaanpak’ wordt concreet invulling gegeven aan diverse stappen. De gemeente Groningen beschikt over een uitgebreid ‘Groninger Participatiewerkboek’ (2019) en een handleiding ‘Eerste hulp bij online participatie’ (2020). Deze kunnen ook gebruikt worden om in concreetheid stappen van het stappenplan uit te werken.

Naast de ‘Impactmatrix’ kan de ’S-Curve’ gebruikt worden om kaders te formuleren: beiden leggen een nadruk op praktisch realisme. De S-Curve maakt duidelijk dat op een bepaald moment een investering nog maar minimaal invloed heeft op het resultaat. Het platform ‘Get Dialog’ kan ingezet worden bij de doelgroep-analyse, uitvoering en evaluatie, als participatiemanagementsysteem. Het Kennisknooppunt Participatie biedt enkele waardevolle publicaties, maar deze zijn niet gekoppeld aan een specifiek stappenplan. Deze voorbeelden zijn niet bedoeld om een specifieke methode voor te schrijven, maar vooral om de inhoud beter te duiden en concreter te maken.